Guía de uso · Dentro del módulo Fichaje
👥 Gestión de plantilla
Vacaciones, permisos, bajas, calendario de equipo y horas extra — todo dentro del CRM,
sin Excel ni gestoría. Se activa con el módulo de fichajes.
Contenido
- Qué es y quién puede usarlo
- Antes de empezar: tipos, festivos y saldos
- Registrar y aprobar una ausencia
- Justificantes (bajas, etc.)
- Calendario de equipo
- Horas extra (pactadas vs fichadas)
- Cómo se conecta con la agenda
- Quién pide y quién aprueba (equipos, responsables y móvil)
1 · Qué es y quién puede usarlo
La Gestión de plantilla es la parte de Recursos Humanos del CRM: lleva las
vacaciones, permisos y bajas de tu personal, su saldo de días,
un calendario de equipo y el cómputo de horas extra.
Dónde está
En el menú lateral, entrada «Plantilla». Solo aparece si tu clínica tiene activo el módulo de fichajes.
Quién accede
El administrador gestiona todo. Además, un responsable de equipo puede aprobar las ausencias de su equipo, y los trabajadores pueden pedir las suyas desde el móvil (ver sección 8).
La pantalla tiene 7 pestañas:
- Ausencias — registrar, aprobar/rechazar y consultar ausencias.
- Calendario — quién está fuera, mes a mes.
- Horas — pactadas vs fichadas, con saldo de horas extra.
- Tipos de ausencia — qué tipos existen (vacaciones, baja…).
- Festivos — calendario laboral de la clínica.
- Saldos de vacaciones — días por trabajador.
- Equipos — agrupa trabajadores bajo un responsable que aprueba sus ausencias.
2 · Antes de empezar (se hace una vez)
Tipos de ausencia
Vienen 7 por defecto (Vacaciones, Baja médica, Permiso retribuido, Asuntos propios, Formación, Maternidad/Paternidad, Permiso no retribuido). Puedes crear los tuyos. Cada tipo tiene:
- Descuenta vacaciones: si resta del saldo anual (normalmente solo «Vacaciones»).
- Retribuido: si se paga (informativo).
- Requiere justificante: si pedirá adjuntar un documento (ej. baja médica).
- Activo: desmárcalo para ocultarlo sin borrar el histórico.
Festivos
Añade los festivos de tu zona (nacionales, autonómicos y locales) por año. El cálculo de días de cada ausencia salta estas fechas.
Saldos de vacaciones
Por cada trabajador y año rellenas 3 columnas; las otras 2 se calculan solas:
| Columna |
Qué es |
| Derecho (anual) | Días que le corresponden este año (p. ej. 22 o 30). |
| Arrastre | Días sin disfrutar del año anterior que se suman a este. |
| Ajuste (±) | Corrección manual: suma (+) o resta (−) días por cualquier motivo. |
| Usados | Calculado: ausencias aprobadas que descuentan vacaciones. |
| Pendiente | Calculado: Derecho + Arrastre + Ajuste − Usados (rojo si es negativo). |
💡 Ejemplo: 22 de derecho + 3 de arrastre + 0 de ajuste − 10 usados = 15 días pendientes.
3 · Registrar y aprobar una ausencia
En la pestaña Ausencias, el administrador registra la ausencia por el trabajador. (El trabajador también puede pedirla desde el móvil, y un responsable de equipo aprobarla — ver sección 8.)
1
Rellena el formulario
Trabajador, tipo, fechas (desde / hasta), jornada (día completo, solo mañana o solo tarde) y un motivo opcional.
2
El sistema calcula los días automáticamente
Cuenta solo los días laborables del trabajador (según su horario), saltando festivos. Si elige medio día sobre un único día, cuenta 0,5.
3
Decide cómo guardarla
«Registrar y aprobar» (la deja aprobada de una vez) o «Guardar pendiente» (queda en la cola para revisarla luego).
4
Revisa las pendientes
Las pendientes aparecen arriba con botones Aprobar / Rechazar (con nota opcional). El historial inferior muestra todo, y puedes Cancelar una ausencia aprobada.
⚠️ Si un trabajador no tiene horario definido, el cálculo asume lunes a viernes. Define el horario de cada profesional en Configuración para que las cuentas sean exactas.
4 · Justificantes (bajas, etc.)
Puedes adjuntar un documento (PDF o foto) a cualquier ausencia: al registrarla (campo «Justificante»)
o después, desde su tarjeta en la lista de pendientes.
- Si el tipo requiere justificante y falta, verás un aviso «⚠️ Falta justificante».
- Los justificantes se descargan con el icono 📎 (solo el administrador, con acceso autenticado).
- Se guardan en un almacén propio de RR.HH., separado de los documentos de pacientes.
- Toda subida y descarga queda registrada en el log de auditoría.
🔒 Formatos admitidos: PDF, imágenes (JPG/PNG/WEBP/HEIC) y Word. Máximo 10 MB. A las fotos se les quitan los metadatos (EXIF) por privacidad.
5 · Calendario de equipo
La pestaña Calendario muestra, mes a mes, quién está fuera y cuándo:
- Cada día muestra el nombre de quien está de baja/vacaciones, con el color de su tipo de ausencia.
- Las aprobadas salen en sólido; las pendientes, atenuadas.
- Se marcan los festivos y el día de hoy.
- Aviso de cobertura: los días con varias personas fuera se resaltan (ámbar a partir de 2, rojo a partir de 3) con un contador ⚠️, para que detectes de un vistazo si te quedas corto de personal.
Navega entre meses con las flechas ‹ ›.
6 · Horas extra
La pestaña Horas compara, por trabajador y mes:
| Pactadas | Las horas que debería trabajar según su horario, saltando festivos y descontando las ausencias aprobadas. |
| Fichadas | Las horas que realmente ha fichado (entradas/salidas del módulo de fichajes). |
| Saldo | Fichadas − Pactadas: en verde si hizo horas de más (+extra), en rojo si de menos (−defecto). |
⚠️ Para que las pactadas se calculen, cada trabajador necesita su horario definido en Configuración. Las fichadas vienen de que el personal fiche entradas/salidas.
7 · Cómo se conecta con la agenda
- Al aprobar una ausencia de un profesional con agenda, se bloquea su agenda en esas fechas automáticamente (no se pueden reservar citas nuevas).
- Al cancelar la ausencia, la agenda se libera.
- Si ya había citas programadas en esas fechas, te avisa del número. Reasignarlas o cancelarlas se hace desde la Agenda (con las herramientas de ausencia de profesional que ya conoces).
💡 Resumen del día a día: configura una vez (tipos, festivos, saldos) → registra y aprueba ausencias → el resto (días, saldo, calendario, agenda) se actualiza solo.
8 · Quién pide y quién aprueba
Toda ausencia pasa por dos momentos: alguien la pide y alguien la aprueba.
En una clínica pequeña, el administrador hace las dos cosas. Si tienes más personal, puedes
delegar la aprobación y dejar que cada trabajador pida la suya.
Quién la pide
- El administrador, por cualquier trabajador (Plantilla → Ausencias).
- El propio trabajador, desde su móvil (el portal de fichaje con PIN).
Quién la aprueba
- El administrador: todas.
- El responsable de un equipo: solo las de su equipo (desde «Mi equipo»).
Equipos con responsable (delegar la aprobación)
En la pestaña Equipos (solo administrador) agrupas a tu personal y delegas la aprobación:
1
Crea un equipo
Le pones nombre (p. ej. «Recepción», «Gabinetes») y eliges un responsable entre tus usuarios.
2
Asigna los miembros
Colocas a cada trabajador en su equipo. Cada persona pertenece a un equipo (equipos planos, sin subniveles).
3
El responsable aprueba desde «Mi equipo»
Le aparece una entrada nueva en su menú, «Mi equipo», con la cola de ausencias de sus miembros para aprobar o rechazar. No ve al resto de la plantilla ni la configuración.
💡 El administrador sigue viéndolo y aprobándolo todo. Los equipos solo añaden una vía extra de aprobación; no le quitan control.
Que el trabajador pida desde el móvil
Si usas el fichaje por móvil (el QR), el trabajador puede pedir sus propias ausencias sin
cuenta ni contraseña: usa el mismo portal con el que ficha.
- Tras identificarse con su PIN, ve el botón «🌴 Solicitar ausencia».
- Elige tipo, fechas y jornada (día completo o medio) y envía. Queda pendiente.
- En «Mis solicitudes» consulta el estado de las suyas (pendiente / aprobada / rechazada).
- La solicitud llega a quien aprueba: el administrador (Plantilla) o su responsable (Mi equipo).
⚠️ Esta opción solo aparece si la clínica usa el portal de fichaje por móvil. El trabajador pide, pero la ausencia no cuenta hasta que alguien la aprueba.
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